A tanácsadás céljaként azt tűztük ki a részt vevő felekkel, hogy rámutassunk arra, hogy a menedzser jellegű közigazgatás jegyében a hagyományos munkakörök átértékelődtek, újraértelmeződtek. Mindezek miatt a személyi kompetenciák erősítésére is nagy szükség van, illetve a meglévő munkaköri leírásokat újra kell értelmezni.

Rögzítésre került a tanácsadás elején, hogy a Polgármesteri Hivatal tisztában van ezen változásokkal és tervezte SZMSZ-ének módosítását a hatáskörök, feladatok átértelmeződése miatt, azonban a Képviselő Testület ezen reformot – tekintettel a választások közelségére – már nem fogadta el, az új Képviselő Testületre hárul majd ezen reform kivitelezése.

Ezt követően a tanácsadás keretében mindenki vázolta, hogy eredetileg milyen munkaköre jelenleg mely feladatokkal bővült.

Példa: Az építési ügyek, eljárások vizsgálata folyamán megállapítható, hogy az ügyintéző szerepe és feladatai teljesen átértékelődtek. Az ügyintéző elsődleges feladata jelenleg a kapcsolattartás a Budakeszi központú hatóság és a helyi ügymenet viszonyában. Az ügyintézőnek megmaradt a tájékoztatási és tanácsadási kötelezettsége, azonban a kérelmeket már nem ő bírálja el. Feladatai nagyfokú adminisztrációs kötelezettséggel párosultak, munkakörében új elem az elektronikus ügyintézés, az ÉTDR feltöltések és a Takarnet rendszer teljes ismerete.

Munkaköre jelenleg egyfajta modern jogsegély szolgálat. Új feladatai között megjelenik a település arculat- és jövőkép tervezésében való vezető és koordinációs részvétel, ennek keretében a civilszférával való folyamatos kommunikáció, kapcsolattartás.

Az érintett ügyintéző kiemelte, hogy érdekes és megtisztelő feladat ez, mert a település jövőképét, vízióját erősítheti, ami eddig kizárólagos vezetői kompetencia volt.

A régi munkaköre része volt a házszámozás, amely ma már nem aktuális, tekintettel arra, hogy a település átfogó házszám revíziója megvalósult.

Ezt követően a tanácsadás keretében azt vizsgálták a részt vevők, hogy a megváltozott munkaköreikhez milyen személyi kompetenciákat tudnak párosítani.

Az alkalmazott vizsgálati módszer a SWOT elemzés. Ez a technika egy-egy vizsgálati szempont tekintetében mér egymás mellé párosítható, pakolható dobozokban kompetenciákat, és nagy előnye, hogy mind a személy, mind a szervezet jól vizsgálható általa, illetve a kapott eredmények jól összehasonlíthatóak.

A legelterjedtebb SWOT került ismertetésre és alkalmazásra, ahol a vizsgálati szempontok: erősség-gyengeség-lehetőség-veszély a munkakörök ellátása során.

Hangsúlyozni szükséges, hogy először tehát azt vizsgáltuk, hogy a személyes képességek mennyire kísérik a megváltozott munkaköröket.

Megállapításra került, hogy szinte mindenkinél megjelentek az alábbi elemek:

Az erősségek körében kiemelték a helyismeret, esetlegesen a lakosság ismeretének fontosságát. Nagykovácsi még mindig hordozza a kistelepülésekre jellemző jegyeket, függetlenül az erős kitelepüléstől, még mindig léteznek a település eredeti „őslakosságának” összetartó jegyei.

Mindezek miatt általános erősségként lett megjelölve az, ha az önkormányzati dolgozó egyben helyi lakos is.

Fontosnak erősségként lett megjelölve a számítógépes ismeret, ami tökéletesen mutatja, hogy az e-ügyintézés irányába és elektronikus korszakba lépő közigazgatás milyen szakmai kihívásokat ad az alkalmazói körnek.

Az önkormányzat dolgozói általánosan erősségnek tartják, ha valakinek több éves tapasztalata van a munkaköre terén.

A gyengeségek körében a várakozásnak megfelelően meg is jelentek az erősségek inverzei. Hátrány, ha az ügyintézőnek nincs helyismerete, ha nem helyi lakos. A fluktuáció miatt folyamatosan van a Hivatalban egy pályakezdő közeg, akik kevésbé látják még át a folyamatokat, ezért nem is tudják olyan erősen uralni őket.

Gyengeségként jelölték meg a részt vevő felek az infrastrukturális fejletlenségből fakadó problémákat.

Kiemelt és általános gyengeség volt a résztvevőknél, hogy szinte mindannyian időkezelési problémákkal küzdenek. Egyrészről ennek okaként leterheltségük került feltárásra, illetve azt a megállapítást tették, hogy a time kontroll szerepét növelni szükséges a heti-napi időtervezés tekintetében, meg kell tanulniuk idő rangsorolni a feladatokat. E tekintetben azt a kezdő megállapítást tették a felek, hogy 3 nagy csoportba kell osztani a feladatokat egy ügyintézőnek: a fix, halasztást nem tűrő feladatok, a határidős, de tűréshatárral rendelkező és a konkrét határidővel nem bíró feladatok csoportjait látják szükségesnek kezelni a jövőre nézve.

A részt vevők a munkakörök jobb ellátásának terén a legfontosabb lehetőségnek a képzések kiemeltségét tartják. Tisztában vannak a részt vevők azzal, hogy feladataikat csökkenteni nem lehet, azonban a kompetenciáikat növelni igen. Mindezek miatt az a javaslat született, hogy a jövőre nézve minél több képzés, tréning tartása szükséges.

Kiemelték, hogy a munkakör jó minőségű betöltéséhez az infrastruktúra fejlesztése elengedhetetlen. A lehetőségek terén ezt a kérdést kiemelten kezelték, jobb eszközökkel magasabb színvonalon és hatékonyabban tevékenykedni.

Bővíteni kell a helyismeretet, a nem helyi dolgozók esetében, ezzel is erősítve a hivatal és a helyi lakosok kapcsolatát.

Nagyon fontos lehetőségként jelölte meg a legtöbb részt vevő azt, hogy a fluktuáció leállításával és egységes munkaszervezet létrehozásával hatékonyan lehet tevékenykedni.

A veszélyek körében ismét csak megállapításra került, hogy az infrastrukturális fejlesztések elmaradása hosszú távon a munkakör hatékony betöltésének ellehetetlenüléséhez vezet. A felek sok konkrét példát hoztak fel. A tanácsadások keretében visszatérő probléma volt a fejlesztések átgondolatlansága is. Például modern nyomtatók kerültek beszerzésre, azonban költséges a működtetésük, mivel színes nyomtatók is, így egy szín kifogyása esetén leáll a gép, tehát ténylegesen a fejlesztés, bár megvalósult, nem érte el célját. Az elavult géppark mellett maga a Hivatal épülete is leromlott állagú, átfogó szerkezeti felújításra szorul.

Amennyiben a fluktuációt a jövőre nézve nem tudja megszüntetni a vezetés, az esetben folyamatosan azzal kell szembe nézni, hogy a hatékonyságot csökkenti az egységes munkaszervezet hiánya és az, hogy a tevékeny munkavégzés rovására megy az új munkaerő felkészítése a feladatok elvégzésére.

A részt vevők veszélynek jelölték általánosan azt a folyamatot, amely eredményeként a hatáskörök és illetőségek felső kezdeményezésre, felettes szerv utasítására átszervezésre kerülnek. Nehezen alkalmazkodnak ezekhez a változásokhoz, új és nehéz kihívásnak, veszélynek élik meg a szerkezeti, szervezeti reformokat a résztvevők.

A részt vevők konkrét SWOT elemzései emellett egyéb megállapításokat is feltártak. Ismertetek egy konkrét elemzést:

Munkakör erőssége:
– széles látókört igényel
– ügyfelekkel kapcsolattartás van
– más hatóságokkal együttműködés
– van eszközháttér
– ügyosztályokkal jó munkakapcsolat
– jó jogszabályi háttér

Munkakör Gyengesége:
– jogi képzettség hiánya
– kevés döntési lehetőség, sok adminisztráció
– utasítási kompetenciák kevertek
felelősség nem tisztázott

Lehetőségek:
– helyettesítési rendszer kiépítése
– területi fejlesztés
– elektronikus ügyintézés bővítése

Veszélyek:
– jogszabályváltozások
– több feladat
– helyettesítés megoldatlansága
– átszervezés, ami érinti a munkakört

A konkrét elemzés esetében látható, hogy az infrastrukturális problémák ezen személy esetében háttérbe szorultak, azonban a jogi képzettség hiánya és ebből fakadóan a jogszabályváltozásoktól való félelem igényli a képzéseket.

Alapvetően megállapítható továbbá az egyes SWOT-okból, hogy a részt vevők leterheltek, nem kívánnak újabb feladatokat magukra vállalni, mert félnek, hogy az a minőség rovására megy. A túlterheltségből fakad az is, hogy egymást nehezen, illetve nem tudják helyettesíteni. Ismétlem azt a megállapítást, hogy ezzel a részt vevők tisztában vannak, és saját időtervezésük javításával és a szakmai képzettségük javításával igyekeznek ellensúlyozni ezt az állapotot.

A SWOTOK és a munkaköri beszámolók alapján feltárásra kerültek egyes munkakörök anomáliái is:

A közterület felügyelet, mint munkakör kapcsán feltárásra került, hogy a munkakört egy személy végzi, akinek el kell látnia az adminisztrátori, dokumentációs munkafolyamatokat is. Ez az idő azonban a helyszíni ellenőrzések rovására megy el, így a munkafolyamatok során egy csapdahelyzet alakul ki: az eredményesebb adminisztráció a helyszíni ellenőrzés és az annak során kiszabott bírságokból várható bevétel terhére megy.

A közterület felügyelő ellátja a belterületi vadvédelmet is, azonban az erre használt időkerete, akármennyire is a munkaidőn kívüli, a munkaidőben végzett terhelhetőség és eredmény rovására megy.

Megállapítható, hogy jelen tevékenységet végző személy terhelhetősége határán van, a további terhelése az eredményesség rovására történhet meg. A közterület felügyelő a kialakult helyzetet úgy oldja meg, hogy próbál mediálással gyorsan az ügyek adminisztratív lezárásához jutni és képzettségét növelte. Csak mellékes megállapítás az, hogy a rendkívüli esetekben, mivel ő pont a nem helyi lakosú dolgozók körébe esik, időproblémák léphetnek fel.

A gépjármű adó ügyeit és a hagyatéki ügyeket ugyanaz a személy végzi, mert az új SZMSZ nem hatályosult. A két munkakör nem párosítható, nincsenek közös ügymenet szálak.

A feltárt anomáliák elhárításának akadályaként a jelen lévő Felek az SZMSZ módosítás elmaradását jelölik meg egységesen.

Az SZMSZ ügy kapcsán a részt vevők megismerkedtek a STEEPLE elemzéssel, mely az egyes gazdasági-szociális-politikai háttértényezők tükrében vizsgálja az adott kérdést.

A STEEPLE elemzés rámutatott arra, hogy teljesen más a Képviselő Testület és a Polgármesteri Hivatal motivációja az SZMSZ tekintetében, illetve, hogy a a gazdasági-működőképességi szempontok mellet az önkormányzatiság esetében más szempontok is érvényesülnek.

Az elemzés feltárta azt a tényt is, hogy a Képviselő Testület nem követi olyan gyorsasággal a szervezeti-szerkezeti reformokat, mint amilyen igény annak tekintetében ténylegesen felmerül.

Mindez azt az anomáliát eredményezi, hogy a szervezet modernebb módon működik, mint az okiratilag szabályozott, effektíve gazdasági-működési kényszerből, okiratellenesen.

Mindennek eredményeként SZMSZ tekintetében a státuszok nem tisztázottak, a vezetői kompetenciák nem rendezettek, a szervezeti folyamatok összemosódnak.

Mindezt mi sem mutatja jobban, mint az, hogy: az SZMSZ módosításának hiányában az egyik munkatárs egyszerre látja el az adóügyi feladatait és a hagyatéki-házassági ügyeket. A két munkakör teljesen külön alanyt és státuszt igényel, nem összemosható. Ráadásul szervezetileg és folyamat uralás szempontjából két külön utasítási kör. A kialakult anomália miatt jelenleg mindkét utasítási rendszerben, mindkét feladatának próbál eleget tenni az érintett alkalmazott.

A Polgármesteri Hivatal ezen megállapításokkal nagy mértékben tisztában van és láthatóan tesz is lépéseket a jobbításra.

Ennek tükrében:

képzéseket szervez, folyamatosan törekszik az alkalmazotti kör jobbítására, fejlesztésére
küzd a fluktuáció ellen, a fiatalítás célzott és próbál a fiatal, új alkalmazottaknak életpályát vázolni
egységes vízióval ellátott jól működő munkaszervezetre törekszik

infrastrukturális fejlesztéseket végez, amennyire a pályázatok és a saját rendelkezésre álló erőforrásai azt lehetővé teszik /legújabb projektje, amely egyes munkacsoportoknak jobb munkakörülményeket biztosít, az inkubátorház projekt/
napirenden tartja a Szervezeti és Működési Szabályzat megújítását
lehetőségéhez mérten új státuszokat nyit, állományt bővít és ezáltal a munkateher eloszlásán tud javítani

A tanácsadás keretében az egyes munkakörök tekintetében megvizsgálták a részt vevők, hogy a munkafolyamataik mennyire sztenderdizálhatóak, illetve, hogy azt megtehessék, keresték az ismétlődő munkafolyamataikat, amelyek a sztenderdizálás alapját képezhetik. Egyidejűleg a részt vevők folyamat kapcsolódási pontokat kerestek egymás munkaköréhez.

Megállapították a tanácsadás keretében a Felek, hogy az egyes munkakörökben érdemes megkeresni a sztenderdizálható folyamatokat. Az adó kivetés és behajtás szinte teljességgel sztenderdizálható.

A Takarnet használat dokumentálása sztenderdizálható. Úgyszintén az adó- és érték bizonyítvány is.

Szintén javasolják a részt vevők, hogy a sztenderdizálásra az esetben kerüljön sor, ha a javaslattételi kultúra meghonosításával maguk az érintett ügyintézők is alkothatnak sztenderdeket.

A munkaszervezés terén megfogalmazásra került az egységes irattározási rendszer kialakításának igénye.

A jelenlegi ügymenetben általánosan elfogadott az a nézet, hogy sok esetben problémát okoz annak a megállapítása, hogy egyes ügyek, iratok kinél lelhetőek fel, kire vannak szignálva.

Az egységes rendszer hiányában például egy távozó alkalmazott megtehette, hogy ügyeit másokra szignálta, folyamatosan áttette más alkalmazottakra, és az elszámolásakor egy ügyért, ügymenetért sem felelt ténylegesen, így semmiért sem volt felelősségre vonható.

A tanácsadás keretében egységesen azt a javaslatot tették a felek, hogy szükséges egy új, modern irattár és hozzá kapcsolódó irattározási rendszer kidolgozása.

Ezáltal az egyes ügymenetek jobban nyomon követhetőek lennének és a hivatali személyi felelősség is pontosan megállapítható esetleges felmerülése esetén.

Egyes konkrét munkakörök

Három konkrét munkakört megvizsgáltak a részt vevők a tanácsadás keretében, hogy szükséges e valamilyen módon azt átalakítani, vagy sem.

Az adócsoport tekintetében az a megállapítás született, hogy a munkakörök jól lehatároltak, a feladat felosztása logikus. Az adócsoport munkakörei zárt, homogén rendszert alkotnak. A csoportban a megfelelő munkamegosztás miatt jó a morál, van csapatszellem, és a vezetéssel jó a kapcsolat. A munkakörök átalakítást nem igényelnek, azonban a folyamatban lévő személyi és SZMSZ változások a csoport és a munkakörök jól működésének további feltételei.

A közterület felügyelet tekintetében a munkakör jól behatárolt, azonban sokrétű. Megállapítható, hogy a munkakör igazából több személyre szabott, amelyet most egy alkalmazott teljesít, aki jól képzett. Hosszú távon szükséges lehet a státuszállomány bővítése, vagy a feladatok valamilyen szintű lehatárolása, esetlegesen time kontroll fokozott alkalmazása.

Az építési ügyintéző munkaköre, tekintettel a Járások kiépítésére és az egyéb szervezeti reformokra, teljességgel átalakult. Munkakörének új eleme a településfejlesztésben, Nagykovácsi településképének fejlesztésében való koordinációs feladatainak ellátása. Személye összeköti a civilszférát és a Hivatalt a vízióalkotás és a települési érdekek teljeskörű megfogalmazása terén.

A munkaköri sztenderdek igénye

Nagykovácsi munkavállalói állománya esetében szükséges egységesíteni és pontosítani a munkaköri leírásokat. Ez olyan, robosztus folyamat, amelynek eredményeként a Felek megállapították, hogy egységes sztenderd alkotható.

A munkaköri leírás formailag ismétlődő, sematikus alakisággal és szempontrendszerrel bírhat, tipizálható.

Amennyiben kialakításra kerül egy egységes séma, azt követően már csak a munkakör adta különbségekben fog különbözni az egyes alkalmazottak munkaköri leírása.

Ténylegesen így a tanácsadás keretében azt a szempontrendszert kell tehát meghatározni, amely a munkaköri sztenderd keretét alkotja.

A Felek rögzítették, hogy melyek az alap adatok, amelyek mindenképpen kötelező elemek: a személyes adatok, a munkavégzés helyszíne és a munkabér.

A tanácsadás keretében a részt vevők megismerkedtek a sztenderdizálás alapfogalmaival. Tisztába kerültek a szállító-ügyfél-folyamatgazda hármas fogalmi rendszerrel és elkezdtek egymás mellett futó folyamatokban gondolkodni. Mindezek keretében a munkaköri leírást is ennek szellemében tervezték meg.

Megbeszélés tárgyát képezte a munkaidőkeret rögzítésének módja.

Ez azért képezte a megbeszélés tárgyát, mert egyes tevékenységeket rugalmas időkeretben érdemesebb végezni. Az eredményorientált, szabad beosztású munkaidő keret Nagykovácsiban csak egyes vezetők esetében került bevezetésre, a többletmunka bizonyos esetekben külön honorált, egyebekben a személyi állomány a Hivatal iránti elkötelezettségből végez túlmunkát. Ezt a Felek pozitívan is értékelték, kiemelték, hogy a jelenlegi állomány egyet ért a Hivatal vezetőinek víziójával, és van is lehetősége a személyi állománynak hozzátenni a település jövőképéhez. Ezért is szervezik a tisztasági programokat, vesznek részt kérdőívezésben, tartják a civil szervezetekkel a kapcsolatokat. A munkaidő végül mindkét módon fixálásra került.

Rögzítették feltételként a Felek a munkakörhöz biztosított infrastruktúrát és immateriális és materiális javakat.

A szubjektív, személyfüggő képességeket is csoportosították a tanácsadás során a felek: a már meglévő képesítések, külön kiemelve a nyelvtudást és a számítógép ismereteket; illetve a belső, szellemi-személyi értékek.

A részt vevők az alábbi mintakoncepciót rögzítették

Munkaköri leírás

I. A munkakör és kritériumai

Alapadatok:

Munkavállaló neve:
Munkakör megnevezése:
Szervezeti egység:
Munkáltató:
Munkáltatói jogokat gyakorló személy:
Közvetlen felettes:
Munkavégzéshez szükséges egyéb inputokat biztosító személyek (maximum 5 fő):

Munkakör indoka:

Munkakör által elérni kívánt eredmény a szervezetben:

A munkavégzés helyszíne

Irányítószám:
Város:
Cím:
Szoba:
Jár-e külső helyszíni munkavégzéssel a beosztás?
Külső munkavégzés helye:

Munkavégzés ideje

Munkaszerződés típusa:
Amennyiben határozott idejű, mikor jár le?
Próbaidő lejárta/amennyiben aktuális:
Munkarendje:
Munkaideje, ha fix munkaidő:
Munkaideje órában/ hét:

Munkabér, juttatások

Munkabér: bértábla szerint

Konstans munkafolyamatok

Szállító	Munkafolyamat/ Megállapodás	Belső ügyfél, külső ügyfél

II. Munkavégzéshez szükséges eszközök, amiért felelősséggel tartozik

Materiális javak

Mely eszközökkel rendelkezik?
Személygépkocsi:
Kulcsok, melyeket használ:

Tartozik- e anyagi felelősséggel a használt eszközökért?

Immateriális javak

E- mail:
Telefonszámok:

III. Szakmai hozzáértés: Készségek, képességek, képesítések

KÉPESÍTÉSEK

Képesítés megnevezése	Intézmény neve	Képesítés megszerzésének éve	Végzettség

NYELVTUDÁS

Nyelv	Szint	Év

IV. Munkaszemlélet

Szellemi képességek, értékkészségek, értékképességek

Ezt követően a Felek a tanácsadás keretében 3 konkrét munkaköri leírást készítettek:

Munkaköri leírás

I. Elvárások

Alapadatok:

a.)Munkavállaló neve: Jakab Balázs

b.)Munkakör megnevezése: műszaki ügyintéző

c.)Szervezeti egység: Önkormányzati Csoport

d.)Munkáltató:jegyző

e.)Munkáltatói jogokat gyakorló személy:jegyző

f.)Munkavégzéshez szükséges folyamatvezérlő inputokat biztosító személyek:

polgármester és a jegyző, az önkormányzati csoport egyéb tagjai

g.)Munkakör oka, amiért a munkakört létrehozta a munkáltató:

A beruházások, pályázatok, műszaki ügyek koordinálása a státusz oka.

h.)Munkakör célja, amilyen célt a munkáltató a munkakör létrehozásával el kíván érni:

A g) pont alatt megjelölt feladatok, ügyek ügyfél elégedettséggel való zárása.

A munkavégzés helyszíne

a.)Település: Nagykovácsi

b.)Irányítószám: 2094

c.)Cím: Kossuth Lajos u. 61.

d.)Jár-e külső helyszíni munkavégzéssel a beosztás? Igen

e)Külső munkavégzés helye: Település

Munkavégzés ideje

a.)Munkaszerződés típusa: határozatlan

b.)Amennyiben határozott idejű, mikor jár le?

c.)Próbaidő lejárta/amennyiben aktuális:

d.)Munkarendje: rugalmas

e.)Munkaideje, ha fix munkaidő:

f.)Munkaideje órában/ hét:40 óra/hét

Munkabér, juttatások

a.)Munkabér: bértábla szerint

Állandó munkafolyamatok

Szállító	Munkafolyamat/ Megállapodás	Belső ügyfél, külső ügyfél
Polgármester	megállapodások előkészítése, projektek beszámolóinak előkészítése, előterjesztések készítése	belső
Ügyfelek	Igazgatási ügyek	külső
Munkatársak	Igazgatási ügyekben tanácsadás, kiegészítő munka	belső

II. Munkavégzéshez szükséges eszközök, amiért felelősséggel tartozik

Materiális javak

a.)Mely eszközökkel rendelkezik?

telefon

b.)Személygépkocsi: nem

c.)Kulcsok, melyeket használ:iroda ajtó

d.)Egyéb materiális javak:

e.)Tartozik- e anyagi felelősséggel a használt eszközökért? igen

Immateriális javak

a.)E- mail:jakab.muszak@nagykovácsi.hu

b.)Telefonszámok:0626389566-/118

III. Szakmai hozzáértés: Készségek, képességek, képesítések

Képesítések

mellékelt diploma másolatok szerint

Nyelvtudás

mellékelt diploma másolatok szerint

IV. Munkaszemlélet

Szellemi képességek, értékkészségek, értékképességek

1.Magabiztos

2.Önálló döntési képesség

3.Konfliktuskezelő képesség

4.Munkabírás

5.Elhivatottság

6.Helyzetelemzés

Munkaköri leírás

I. Elvárások

Alapadatok:

a.)Munkavállaló neve: Erős Kálmán

b.)Munkakör megnevezése: közterület felügyelő

c.)Szervezeti egység: Önkormányzati Csoport

d.)Munkáltató:jegyző

e.)Munkáltatói jogokat gyakorló személy:jegyző

f.)Munkavégzéshez szükséges folyamatvezérlő inputokat biztosító személyek:

polgármester és a jegyző, az önkormányzati csoport egyéb tagjai

g.)Munkakör oka, amiért a munkakört létrehozta a munkáltató:

A közterületek védelme, parlagfű mentesítés, birtokvédelem, közterület felügyeleti feladatok elvégzésére szükséges a státusz.

h.)Munkakör célja, amilyen célt a munkáltató a munkakör létrehozásával el kíván érni:

A g) pont alatt megjelölt feladatok, ügyek eredményes vitele.

A munkavégzés helyszíne

a.)Település: Nagykovácsi

b.)Irányítószám: 2094

c.)Cím:Kossuth Lajos u. 61.

d.)Jár-e külső helyszíni munkavégzéssel a beosztás? Igen

e.)Külső munkavégzés helye: Település

Munkavégzés ideje

a.)Munkaszerződés típusa: határozatlan

b.)Amennyiben határozott idejű, mikor jár le?

c.)Próbaidő lejárta/amennyiben aktuális:

d.)Munkarendje: rugalmas

e.)Munkaideje, ha fix munkaidő:

f.)Munkaideje órában/ hét:40 óra/hét

Munkabér, juttatások

a.)Munkabér: bértábla szerint

Állandó munkafolyamatok

Szállító	Munkafolyamat/ Megállapodás	Belső ügyfél, külső ügyfél
Polgármester	előterjesztések készítése, közterület felügyeleti-igazgatási ügyekben tájékoztatás	belső
Ügyfelek	Közterület felügyeleti, birtokvédelmi ügyek	külső
Munkatársak	Igazgatási, közterületet érintő ügyekben tanácsadás, kiegészítő munka	belső

II. Munkavégzéshez szükséges eszközök, amiért felelősséggel tartozik

Materiális javak

a.)Mely eszközökkel rendelkezik?

telefon

b.)Személygépkocsi: nem, illetve időszakosan

c.)Kulcsok, melyeket használ:iroda ajtó

d.)Egyéb materiális javak:

e.)Tartozik- e anyagi felelősséggel a használt eszközökért? igen

Immateriális javak

a.)E- mail:eros.kalman@nagykovácsi.hu

b.)Telefonszámok:0626389566/132

III. Szakmai hozzáértés: Készségek, képességek, képesítések

Képesítések

mellékelt diploma másolatok szerint

Nyelvtudás

mellékelt diploma másolatok szerint

IV. Munkaszemlélet

Szellemi képességek, értékkészségek, értékképességek

1.Őszinte

2.Érvelő és meggyőző kézség

3.Konfliktuskezelő képesség

4.Munkabírás

5.Empátia kézség

Munkaköri leírás

I. Elvárások

Alapadatok:

a.)Munkavállaló neve: Balázsi Krisztián

b.)Munkakör megnevezése: munkatárs

c.)Szervezeti egység: Adó Csoport

d.)Munkáltató:jegyző

e.)Munkáltatói jogokat gyakorló személy:jegyző

f.)Munkavégzéshez szükséges folyamatvezérlő inputokat biztosító személyek:

polgármester és a jegyző, az adó csoport egyéb tagjai

g.)Munkakör oka, amiért a munkakört létrehozta a munkáltató:

A helyi adóügyek kezeléséhez, nyilvántartás elvégzéséhez szükséges a státusz.

h.)Munkakör célja, amilyen célt a munkáltató a munkakör létrehozásával el kíván érni:

A g) pont alatt megjelölt feladatok, ügyek eredményes vitele.

A munkavégzés helyszíne

a.)Település: Nagykovácsi

b.)Irányítószám: 2094.

c.)Cím:Kossuth Lajos u. 61.

d.)Jár-e külső helyszíni munkavégzéssel a beosztás? Nem

e.)Külső munkavégzés helye:

Munkavégzés ideje

a.)Munkaszerződés típusa: határozatlan

b.)Amennyiben határozott idejű, mikor jár le?

c.)Próbaidő lejárta/amennyiben aktuális:aktuális, a szerződésben rögzítetten

d.)Munkarendje: rugalmas

e.)Munkaideje, ha fix munkaidő:

f.)Munkaideje órában/ hét:40 óra/hét

Munkabér, juttatások

a.)Munkabér: bértábla szerint

Állandó munkafolyamatok

Szállító	Munkafolyamat/ Megállapodás	Belső ügyfél, külső ügyfél
Jegyző	Adóügyek előkészítése, dokumentálás	belső
Ügyfelek	Adó ügyek	külső
Munkatársak	Adó ügyekben iktatás, szignálás, kiegészítő munka	belső

II. Munkavégzéshez szükséges eszközök, amiért felelősséggel tartozik

Materiális javak

Mely eszközökkel rendelkezik?
Személygépkocsi: nem
Kulcsok, melyeket használ:iroda ajtó
Egyéb materiális javak:
Tartozik- e anyagi felelősséggel a használt eszközökért?

Immateriális javak

a.)E- mail:balazsi.ado@nagykovacsi.hu

b.)Telefonszámok:0626389566/123

III. Szakmai hozzáértés: Készségek, képességek, képesítések

Képesítések

mellékelt diploma másolatok szerint

Nyelvtudás

mellékelt diploma másolatok szerint

IV. Munkaszemlélet

Szellemi képességek, értékkészségek, értékképességek

1.Közösségi

2.Rendszerező típus

3.Alkalmazkodó

4.Munkabírás

5.Elhívatott, nagy tapasztalatú

Eszencia

A tanácsadás keretében szembesültek a Felek azzal, hogy a munkaköri sztenderdek teljes felülvizsgálata szükséges, tekintettel arra, hogy a fentiekben vázolt változások tapasztalhatóak. A munkaköri sztenderdek alkotásával az is megfogalmazható, hogy egyébként mit vár el a munkáltató elvárásai ellenében milyen inputokat szolgáltat.

A munkakör rögzítésével a kompetenciák tisztázottak.

A tanácsadás eredményeként a jelen levők javasolják a munkaköri sztenderdek újraalkotását és bevezetését a munkaszervezetben.

Konkrét dokumentumok összevetése

A tanácsadás keretében a Felek rendelkezésére állt a már jelen dokumentumban említett SZMSZ elfogadott, illetve tervezett verziója.

Az új SZMSZ elfogadására a tényállás tisztázása keretében az alábbi indokok miatt van szükség:

a jogszabályi környezeti változások miatt a hatályos rendelkezések egyes részei elavultak
a már kifejtett hivatali szervezeti változások
vezetői felelősség, munkafolyamatok belső kontrolljának erősítése
hatékonyabb munkavégzés

A konkrétan javasolt szervezeti reform:

Az adócsoport és a pénzügyi csoport összevonása, egyidejűleg a törzskari szervezet osztállyá szervezése, és a megvalósított Inkubátorház projekt miatti szervezeti változások átvezetése.

Az új SZMSZ-ből kikerültek a hivatalhoz rendelt költségvetési szerveket rögzítő pontok.

Az osztályok tervezett átalakítása:

Meglévő:

Igazgatási Osztály
Önkormányzati Osztály
Pénzügyi Csoport
Adó Csoport

Tervezett:

Hatósági Osztály
Közszolgálati és Intézményi Osztály
Műszaki és Beruházási Osztály
Szervezési Osztály
Pénzügyi- és Adó Osztály

Megállapítható, hogy a rendszerből a tervezet szerint eltűnnek a csoportok és egységesen osztályok kerülnének kialakításra.

A szervezeti reformból kitűnik, hogy az átalakítást nem a feladatok csökkenése és összevonhatósága, hanem pont a növekedése és kiszélesedése indokolja.

A szervezési osztály magába olvasztja a Titkárság eddigi feladatait.

Megállapításra került, hogy a feladatok bővülése nem vonja maga után a Hivatal munkarendjének változását, az Önkormányzat arra törekszik, hogy a jelenlegi munkarendben ellássa a feladatait.

A másik még rögzített megállapítás volt, hogy a helyettesítés alapelvei, lefektetett rendje sem változott. A részt vevők álláspontja szerint a jelenlegi helyettesítési rendszer megfelelő.

Összegzés

A tanácsadás keretében alapvetően megállapítható volt, hogy a munkaszervezet és annak vezetése tisztában van a munkakörök és feladatok változásaival és a lehetőségekhez képest próbálja kezelni a változásokból fakadó helyzetet.

A munkakörök teljes reformja láthatóan csak a 2014-ben esedékes önkormányzati választások után történhet meg.

A belső szervezeti reform lépéseit az alábbiakban foglalhatjuk össze:

új SZMSZ a jövőre nézve
lehetőség szerint új státuszok
folytatódó infrastrukturális fejlesztések
képzések
egységes és modern irattározási és ügykezelési rendszer kialakítása
fluktuáció csökkentése.

A tanácsadáson részt vevők kapcsán még fontos megállapítani, hogy azonosulnak a vezetés vízióival, azokkal egyet értenek és készek annak tükrében a munkakörük ellátására.

Forrásjegyzék:

tanácsadás megállapításai
Nagykovácsi weboldala

Rendelkezésemre bocsátott dokumentációk (hatályos és tervezett SZMSZ)

Nagykovácsi Polgármesteri Hivatal Nagykovácsi Önkormányzatának Honlapja

MEGHÍVÓ a Képviselő-testület 2018. március 22-i ülésére

Pénzügyi bizottság 2018. évi üléseinek jegyzőkönyvei

Ügyrendi bizottság 2018. évi üléseinek jegyzőkönyvei

A munkatársak munkaköri és szervezeti besorolásának, illeszkedésének felülvizsgálata, átszervezése