Nagykovácsi Polgármesteri Hivatal Nagykovácsi Önkormányzatának Honlapja
feladat ellátási és finanszírozási modell kidolgozása Dokumentum: Tanácsadás: Back Office Értékelés és javaslatok megfogalmazása Tanácsadói dokumentum
Nagykovácsi Község Önkormányzata ÁROP-3.A.2-2013-2013-0024 Államreform Operatív Program keretében megvalósuló
„Szervezetfejlesztés a közép-magyarországi régióban lévő
önkormányzatok számára” Tartalomjegyzék Bevezetés. 4 A fejlesztési folyamat célkitűzései 5 Az összesítő műhelymunkák célkitűzés. 5 Általános cél 5 Folyamaton belüli cél 6 A konzultációs műhelymunkák célja. 6 Folyamat cél 6 Projekt célok. 6 Módszertani eszközök. 7 Összesítés az önkormányzat fenntartásában álló intézményekről 7 Intézmények és alapadatai 8 Nagykovácsi Nagyközség Önkormányzat Polgármesteri Hivatal adatai 9 Feladat ellátás. 10 Település menedzsment feladatok ellátása. 11 Kiegészítő információk az Önkormányzat feladat ellátásával kapcsolatban. 11 Az étkeztetéssel kapcsolatos feladat ellátási modell jelenlegi állapotának leírása. 12 Az óvodai étkeztetéssel kapcsolatos feladat ellátási modell 12 Óvodák és létszámok. 12 Főzőkonyha. 13 Tálalókonyhák. 13 Térítési díjak. 14 Megállapítások. 17 Az iskolai étkeztetéssel kapcsolatos feladat ellátási modell 17 Tálalókonyha. 17 Étkeztetési feladatok ellátása. 17 Ételek előállítása. 17 Térítési díjak. 18 Azonosított problémák az iskolai étkeztetésben.. 19 A jelenlegi modellel kapcsolatos jó és rossz tapasztalatok. 20 Negatív tapasztalatok, fejlesztendők. 20 Megállapítások az étkeztetési feladat ellátással kapcsolatban.. 21 Javaslatok. 22 Felmérés tervezése. 22 Szülői jelzőrendszer tervezése. 22 A közbeszerzés kezelése. 22 A közbeszerzés bírálata. 23 Bevezetés Az ÁROP 1.A.5 „Szervezetfejlesztés Nagykovácsi Nagyközség Önkormányzat részére” fejlesztési projekt „Étkeztetéssel kapcsolatos feladat ellátási és finanszírozási modell kidolgozása” elemének keretében elvégzett „Önkormányzati fenntartású intézmények összesítése, helyzetelemzés” és „Vezetői konzultáció” megnevezésű tanácsadási tevékenységek és back office tanácsadói munka eredményeit összegzi jelen dokumentum. Nagykovácsi Nagyközség Budapest közvetlen közelében, a Budát körülölelő hegyek völgyében elhelyezkedő nagyközség státuszú település. A régi kicsiny hegyvidéki falu Budapest közelsége miatt az utóbbi 25 évben dinamikus fejlődésen ment keresztül. Lakossága a betelepülők miatt egyre jobban nőtt. Tekintve, hogy az alföldi településekkel ellentétben a település beépíthető területe nagyon korlátozott, az ingatlanárak folyamatosan emelkedtek. Ez a tény a lakosság vagyoni helyzetére jellemző statisztikát évről évre a magasabb jövedelmi átlagok felé tolta. Jelenleg a nagyközség közel áll a terület beépíthetőségének határához. Mivel a betelepülők túlnyomó többsége fiatal, ezért a népesség átlagéletkora alacsonyabb az országos átlagnál. A demográfia dinamikája ennek köszönhető: a közeljövőben a csecsemő- és gyermekkorúak számának jelentős emelkedése várható. Ez befolyásolja az Önkormányzat településfejlesztési politikáját is. A lakosság és az Önkormányzat közötti kapcsolat az elmúlt években nagyobb részt az építési és településfejlesztési, közterület fenntartási valamint adóügyekben volt jellemző. A gyermekek ellátásával kapcsolatos területek az utóbbi években váltak jelentősebbé. Ugyanakkor a KLIK létrejöttével az iskolai neveléssel kapcsolatos feladatok kikerültek az Önkormányzat feladatköréből. A gyermekétkeztetés azonban a feladatkörben maradt. Így ez az a terület, amely terjedelmének növekedése miatt, egyre fontosabb tényezővé válik az önkormányzati feladatok között. Fontos tehát az Önkormányzat számára, hogy az étkeztetéshez kapcsolódó feladat ellátás modellje finanszírozható maradjon a jövőben is. A terület dinamikus változásai miatt a jelenlegi állapot akár néhány hónap elteltével is egy elmúlt, már megváltozott állapotot jelenthet. A jelenlegi állapot felmérése tehát mérföldkőállítást is jelent, amelyhez viszonyítva az Önkormányzat mérheti a változások irányát és a változások hatásának mértékét. A jelenlegi átfogó, feladat ellátást leíró kép ismerete segíthet a változások későbbi finomhangolásában. Egy, a jelenlegi feladat és folyamat modell egészét átfogó kép kialakítása segíti a változások követését is. A fejlesztési folyamat e dokumentumában a helyzetkép kialakításhoz, a változtatások elősegítését, támogatását szolgáló javaslatok megfogalmazásához szükséges információkat Nagykovácsi Nagyközség Önkormányzat és intézményeinek munkatársai a konzultációk során személyesen, valamint nyomtatott elektronikus formában bocsátották rendelkezésre. Ezen információk és a tanácsadási folyamat során kialakult vélemények, javaslatok alapján „back office” munka keretében készült el jelen dokumentum. A fejlesztési folyamat célkitűzései Az összesítő műhelymunkák célkitűzés Általános cél Az összesítés célja, hogy egy egész képként mutassuk be az Önkormányzat jelenlegi, a 2013. január 1. után kialakított feladat ellátási modelljének szerkezetét. A helyzetelemzés nemcsak a fejlesztési folyamatban részt vevők számára nyújt információt. Az Önkormányzat vezetői, munkatársai az összefoglaló információk alapján az Önkormányzat egészének és a saját területüknek a viszonyát, illeszkedését is könnyebben átláthatják. A résztvevők számára maga az folyamat, ahogy ezt a képet kialakítjuk egy csoportmunka módszertani fejlesztésnek is tekinthető. Folyamaton belüli cél Az összesítő műhelymunka fázis célja a fejlesztési folyamat második fázisának előkészítése. Racionális és realitással bíró javaslatok megfogalmazásához, – ugyanúgy, ahogy a racionális döntések meghozatalához. – szükség van megfelelő mennyiségű és minőségű rendezett információra. Az első, összesítő fázis célja az ilyen információk összegyűjtése és rendezése annak érdekében, hogy az étkeztetési feladatok ellátásával kapcsolatban ésszerű és hasznos javaslatok kerülhessenek megfogalmazásra a fejlesztési folyamat második fázisában. A konzultációs műhelymunkák célja Folyamat cél Az összesítő fázisban leírt feladat ellátási modellről alkotott kép, az összegyűjtött információk alapján elemezhetjük a jelenlegi helyzetet. Első célja tehát vezetői konzultációs fázisnak, hogy a jelenlegi modellt értékelje. Ebben a fázisban megkeressük a gyengeségeket, az esetlegesen meglévő kritikus elemeket, amelyek veszélyeztethetik a feladat ellátás biztonságát, folyamatosságát. Cél, hogy rámutassunk a jó gyakorlatokra, erősségekre, valamint feltárjuk azon lehetőségeket, amelyek kiaknázásával az étkeztetéshez kapcsolódó folyamatok jobbá, finanszírozhatóság biztonságosabbá válhat. Projekt célok A vezetői konzultációk célja, hogy a résztvevők a tanácsadó aktív közreműködésével, támogatásával meghatározzák a fejlesztés szempontjából legnagyobb opcióval rendelkező területeket, területet. Cél, hogy a kiválasztott területre vonatkozóan olyan javaslatokat fogalmazzunk meg, amelyek a feladat ellátás és finanszírozásának modelljét a hatékonyság növelésének irányába alakítják. A konzultációk célja az is, hogy a változtatásokhoz szükséges döntéseket megalapozzák, segítséget nyújtsanak a területre vonatkozó, későbbi döntés előkészítéshez, majd a döntésekhez. Módszertani eszközök A fejlesztési folyamat alapvető módszere a csoportmunka. Az adatszolgáltatás személyes egyeztetések utáni papír és elektronikus formájú adatok átadásával történt. Az adatok összesítése, feldolgozása csoportos, kiscsoportos, moderált műhelymunka keretében valósult meg. Használtuk ezen túlmenően a személyes konzultáció módszerét is. Egyszerűsített, csoportban végzett SWOT analízis segítségével gyűjtöttük össze a feladat ellátás jellemzőit a jelen állapot rögzítéséhez. A javaslatok kialakítását ötletgenerálási módszerek felhasználásával végeztük. Összesítés az önkormányzat fenntartásában álló intézményekről A település népessége nem nagy, a lakosság nagy része ingázik budapesti munkahelye és lakóhelye között, ennek megfelelően az új feladat ellátási rend szerinti intézményi struktúra nagyon egyszerű. Elsősorban a település menedzsment szemléletű feladat ellátást tükrözi. Intézmények és alapadatai A következő táblázatban foglaltuk össze a Nagykovácsi Nagyközség Önkormányzat összes intézményét.
| Intézmények adatai | ||||
| Intézmény neve |
Címe, telephelye | Vezetője | Telefon | E-mail címe |
| Kispatak Óvoda | 2094 Nagykovácsi, Kaszáló u. 16-18. Száva utca 6. Dózsa György u. 37. |
Kiss Beáta | 30 352 7824 | kispatakovoda@ freemail.hu |
| Öregiskola | 2094 Nagykovácsi, Kossuth Lajos u. 78. | Diószeghy Tünde | 30 352 8074 | oregiskola@ nagykovacsi.hu |
| Általános Iskola | 2094 nagykovácsi, Kossuth Lajos u. 101. | Dér Zsuzsanna |
— | — |
| Polgármesteri Hivatal | 2094 Nagykovácsi, Kossuth Lajos u. 61. | Papp István | 30 314 2949 | jegyzo@ nagykovacsi.hu |
| Polgármesteri Hivatal adatai | ||||
| Megnevezés | Cím | Vezető | Telefon | E-mail címe |
| Önkormányzat | 2094 Nagykovácsi, Kossuth Lajos utca 61. | Bencsik Mónika polgármester |
30-314-3553 | bencsik.monika@ nagykovacsi.hu |
| Polgármesteri Hivatal |
|
Papp István jegyző |
30-314-2949 | jegyzo@ nagykovacsi.hu |
| Titkárság |
|
Fábos Lajosné |
26-389-127/105 | titkarsag@ nagykovacsi.hu |
| Önkormányzati osztály |
|
Balzó Edina |
26-389-127/114 | human@ nagykovacsi.hu |
| Igazgatási osztály |
|
Toók Gabriella |
26-389-127/104 | igazgatas@ nagykovacsi.hu |
| Adócsoport |
|
Balázsi Krisztián | 26-389-127/123 | ado@ nagykovacsi.hu |
| Pénzügyi Csoport |
|
Perlaki Zoltán |
26-389-127/124 | penzugy@ nagykovacsi.hu |
| Építésügyi Szolgáltató Pont |
|
Tóthné Halász Hedvig |
26-389-127/117 | epites@ nagykovacsi.hu |
Az étkeztetéssel kapcsolatos feladat ellátási modell jelenlegi állapotának leírása Az összesítő fázisban műhelymunkákon összegyűjtött adatok és információk alapján állítottuk össze az étkeztetéssel kapcsolatos feladatok leírását. A képet a vezetői konzultációkon kapott információk alapján árnyaltuk. Csak szöveges leírást adtunk. A projekt időtartamán belüli változások jelentősen érintik a jelenlegi modellt. A műhelymunkák résztvevői ezért nem tartották szükségesnek nagyon részletes és grafikai megoldásokkal is szemléltetett kép megalkotását, mivel a modell finomhangolására nem lesz mód. Az óvodai étkeztetéssel kapcsolatos feladat ellátási modell Óvodák és létszámok Az összes óvodai ellátott gyermeklétszám: 330 gyermek. A Kispatak Óvoda elnevezésű önkormányzati fenntartású intézmény (köznyelven Régi Óvoda) elnevezésű óvodához 3 óvoda tartozik:
- Telephely: „Kaszáló” Óvoda (köznyelven Régi Óvoda) 180 gyermek
- Tagóvoda: Dózsa György úti Óvoda 100 gyermek
- Tagóvoda Száva úti Óvoda 50 gyermek
- Főzőkonyha helye: Dózsa György úti Óvoda
- A konyha kapacitása: 450 adag
- Konyhai dolgozók létszáma: 6 fő
- Konyha vezetése: 2 fő (intézményvezető és élelmezésvezető)
- Tálalókonyha helye: „Kaszáló” Óvoda (köznyelven Régi Óvoda)
- Konyhai dolgozók létszáma: 1 fő teljes időben alkalmazott konyhás
- Tálalókonyha helye: Száva úti Óvoda
- Konyhai dolgozók létszáma: nincs konyhás
| Óvodai étkeztetés feladat ellátási modellje | |
| Feladatgazda | Feladat |
| Kispatak Óvoda,
Intézményvezető |
A gyermeklétszám megállapítása a beiratkozás alapján.
Térítési díjfizetési kedvezmény jogosultságok ellenőrzése és a jogosultak számának megállapítása. Létszámadatok továbbítása az Önkormányzat felé.
|
| Polgármesteri Hivatal:
Igazgatási osztály Pénzügyi Csoport,
|
A kapott létszámadatok (teljes és díjkedvezményben részesülők), valamint a konyhák és azok munkatársi létszám adatainak alapján a költségvetési állami támogatásának számait és az elvárt térítési díj nagyságát lekéri a központi rendszerből. Javaslatot tesz az alkalmazandó étkeztetési térítési díjakra.
Pénzügyi, gazdálkodási ellenőrzést gyakorol.
|
| Képviselő-testület | A Polgármesteri Hivatal javaslatai alapján megállapítja a térítési díj mértékét, dönt a költségvetési előirányzatról.
|
| „Kaszáló” óvoda
Élelmezésvezető |
Beszedi a térítési díjakat.
Megállapítja a napi óvodai létszámot Összesíti a három óvoda napi létszámait. Elkészíti az étlapot, a napi kiszabatokat, a recepturát. Elvégzi a beszerzést, gondoskodik a raktározási feladatok ellátásáról. Irányítja a főzőkonyha működését.
|
| Dózsa György úti Óvoda
Óvodatitkár |
Megállapítja a napi létszámot és telefonon jelenti az élelmezésvezetőnek.
Beszedi a tagóvodákban az étkeztetési térítési díjakat.
|
| Száva úti Óvoda
Óvónők |
Megállapítják és telefonon jelentik a napi létszám adatokat az élelmezésvezetőnek.
|
| Főzőkonyha | Az összesített napi létszámadatok és kiszabatot, receptúra alapján elkészítik az ételeket.
A Dózsa György úti Óvodában közreműködnek a tálalásban. Badellákba tálalják az ételt a kiszállításhoz.
|
| NATÜ | Önkormányzati gépkocsival a gondnoki feladatellátás körében kiszállítja az ételt 2 óvoda tálalókonyhájába.
|
| Dózsa György úti Óvoda
Dajkák |
Kitálalják az ételeket, segédkeznek az étkeztetésben.
|
| Tálalókonyha
„Kaszáló” Óvoda Konyhás Dajkák, óvónők |
Kitálalják az ételeket, segédkeznek az étkeztetésben.
Konyhai higiéniai feladatok ellátása. |
| Tálalókonyha
Száva úti Óvoda Dajkák, óvónők |
Kitálalják az ételeket, segédkeznek az étkeztetésben.
Konyhai higiéniai feladatok ellátása. |
| Iskola étkeztetés feladat ellátási modellje | |
| Feladatgazda | Feladat |
| NATÜ | Az étkeztetési létszám megállapítása a KLIK beiratkozási és a szülők igényei alapján.
Térítési díjfizetési kedvezmény jogosultságok ellenőrzése és a jogosultak számának, összetételének megállapítása. Létszámadatok továbbítása az Önkormányzat felé. A tálalókonyha és eszközök üzemeltetése, fenntartása.
|
| Polgármesteri Hivatal:
Igazgatási osztály Pénzügyi Csoport,
|
A kapott létszámadatok (teljes és díjkedvezményben részesülők), valamint a beszerzés adatainak alapján a költségvetési állami támogatás számait és az elvárt térítési díj nagyságát lekéri a központi rendszerből. Javaslatot tesz az alkalmazandó étkeztetési térítési díjakra. Előterjeszti az önkormányzati támogatottakra tett javaslatot.
Tartja a kapcsolatot a NATÜ-vel.
|
| Képviselő-testület | A Polgármesteri Hivatal javaslatai alapján megállapítja a térítési díj mértékét, dönt a költségvetési előirányzatról.
|
| NATÜ
Étkeztetési feladatokat
|
Telefonon fogadja a lemondásokat.
Megállapítja a napi étkezési létszámot és jelenti az étel szállítója felé. Koordinálja az étkeztetéssel kapcsolatos feladatokat. Tartja a kapcsolatot az Önkormányzattal.
|
| NATÜ
Tálalókonyhai személyzet |
Átveszi az ételt a kiszállítást végzőtől.
Kitálalja az ételeket. Elvégzi a higiéniával kapcsolatos feladatokat. |
| Beszállító | Elkészíti az ételeket.
Kiszállítja az ételt. Az ételmaradékot elszállítja. |
jó és rossz tapasztalatok A műhelymunkák és a vezetői konzultációk során felmerült vélemények alapján állítottuk össze a következő listákat. Jó tapasztalatok
- Az óvodai főzőkonyhán készített ételek mennyisége megfelelő és minősége jó a vendég és dolgozói visszajelzések alapján is.
- A kommunikáció az óvodai konyhával jó.
- Az esetlegesen felmerült hibák javítása gyors az óvodai konyha esetében.
- Az óvodások hideg élelmének kérése kirándulások esetén egyszerű, a hideg ételek összeállítása megfelelő.
- Az iskolai étkeztetésnél olcsó az étel.
- Az iskolai étkeztetés jelenlegi beszállítójának kapcsolattartójával jó a kommunikáció.
- A szállító esetleges hiányosságait a helyi NATÜ alkalmazottak munkájának minősége kompenzálja.
- Az iskolai ételek szállítása általában pontos.
- A térítési díjak befizetése mind az iskolai, mind az óvodai étkeztetésnél problémás. Az iskolai étkeztetésnél sokszor a díjhátralékot ugyanannál a személynél túlfizetés követi, ezért nehéz a könyvelés.
- A KLIK (iskola) és NATÜ között nem kielégítő a kommunikáció.
- Az iskolai étkeztetésnél a szállításban előfordulnak hiányzó tételek az uzsonna, vagy a tízórai adagoknál.
- A jelenlegi beszállító ételeinek minőségét nem tartják kielégítőnek sem az iskolások szülei, sem a NATÜ munkatársai.
- EMMI rendeletnek való megfelelőség az egyéb (HACCP, stb.) rendeletek mellett.
- A minőségellenőrzési mód és az ellenőrzést végzők személyének bemutatása.
- A minőségbiztosítási tanúsítványok bemutatása.
- Az ételek készítéséhez használt eszközök, infrastruktúra bemutatása az összehasonlíthatóság érdekében.
- Az ételek szállításának bemutatása és a megfelelő igazolások, dokumentumok meglétének bizonyítása.
- Az ételek készítéséhez és szállításához szükséges szakképzett személyzet meglétének igazolása, különös tekintettel a diétás ételek készítésére (Dietetikus alkalmazása feltétel.).
- A szükséges minimális kapacitású főzőkonyhák alkalmasságát és legitimitását bizonyító dokumentumok bemutatása.