Nagykovácsi Polgármesteri Hivatal Nagykovácsi Önkormányzatának Honlapja
- tanácsadói dokumentum
„Szervezetfejlesztés a közép-magyarországi régióban lévő
önkormányzatok számára” Tartalomjegyzék Bevezető. 3 Javaslatok a költségvetési egyensúly javítására. 6 Bevezető Ez a dokumentum Nagykovácsi nagyközség önkormányzatánál, az ÁROP 3.A.2 szervezetfejlesztés projektjének keretében, a „Fenntartható gazdálkodás és költségvetési egyensúly” tanácsadási folyamat eredményeit foglalja össze. A tanácsadási alkalmak során a vezetői konzultációk és interaktív szemináriumok keretében áttekintettük az Önkormányzat illetve az általa fenntartott intézmények pénzügyi, gazdasági és szervezeti hatékonyságát. A műhelymunkák során bevonásra kerültek vezetők és munkatársak az Önkormányzati oldalról-, illetve az Önkormányzat által fenntartott intézmények részéről. Az első alkalom során feltérképeztük a Nagykovácsi Önkormányzat helyzetét, aktuális nehézségeit és kihívásait, és a vezetőséggel együtt végigvettük azokat a területeket, ahol a Fenntartható Gazdálkodás és Költségvetési Egyensúly kérdéskörében a közös áttekintő alkalmak és helyzetértékelések a leginkább segíteni tudják az Önkormányzatot a hosszú távú gazdasági fenntarthatóságának támogatásában. A csoportos tanácsadási rendezvények során 2 fő terület részletesebb áttekintése körvonalazódott ki:
- Az Önkormányzat fontolóra veszi egy új, térinformatikai rendszer bevezetését. Ugyanakkor egy számítógépes rendszer kiválasztása és implementálása mindig jelentős kockázattal jár, így a csoport úgy határozott, hogy térinformatikai szakértő bevonásával vizsgálják át a rendszer bevezetésének kérdéskörét.
- Nagykovácsiban 2012. júliusa óta a Nagykovácsi Településüzemeltetési Kft. (NATÜ) látja el a településüzemeltetési és intézményműködtetési feladatokat. Ugyanakkor a NATÜ-nél az indulás óta már három ügyvezetőváltás is lezajlott és elmondások alapján a folyamatok és hatáskörök nem egyértelműek és a kommunikáció is sokszor akadozik, ami a szervezeti és gazdásági hatékonyságra negatív befolyással van. A csoport úgy határozott, hogy a két interaktív szemináriumot az Önkormányzat, a NATÜ-, illetve a NATÜ által működtetett intézmények (Kispatak Óvoda, Nagykovácsi Általános Iskola, Öregiskola Közösségi Ház s Könyvtár) munkatársainak bevonásával arra használja fel, hogy helyzetértékelő módszerek segítségével rávilágítsanak a fennálló problémákra és javaslatokat tegyenek a megoldásukra.
| Javaslatok Nagykovácsi Nagyközség Önkormányzata számára | |||
| Sorszám | Megállapítás | A megállapítás elemzése és értékelése a gazdasági fenntarthatóság és költségvetési egyensúly szempontjából | Javaslat |
|
1 |
Az adóbevételek témakörének áttekintésekor kiderült, hogy a település az elmúlt években a magas költségek miatt nem készített légi felvételt az építmény- és telekadó ellenőrzéséhez, mivel az ún. ortofotó elkészítése jelentős kiadásokkal jár.
A költségvetési helyzet elemzése során is megmutatkozott az a nyilvánvaló összefüggés, hogy az adóbevételek növelése képezi a gazdálkodás fenntarthatóságának egyik legígéretesebb fejlesztési opcióját. |
A térinformatikában jártas szakértő tanácsadó álláspontja szerint az adóellenőrzésekhez technikailag nem szükséges magas költségekkel járó ortofotózás megrendelése; erre a célra megfelelnek a repülőgépről készített hagyományos (digitális) fényképek, valamint megfelelő elemző eljárás alkalmazása is.
A jó minőségű digitális fénykép alapján megfelelő eljárással megállapítható, hol keletkeznek korábban figyelembe nem vett, be nem vallott adófizetési kötelezettségek, amelyek az Önkormányzati költségvetésben természetesen a bevételi oldalt erősíthetik. |
Javasoljuk, hogy az önkormányzat adó csoportja rendszeresen készíttessen a településről levegőből készített digitális fényképeket, hogy fény derüljön az esetleges adóelkerülésekre és ezáltal növekedjenek az önkormányzat bevételei, valamint hosszabb távú hatásként javuljon az adófizetési morál. |
| Javaslatok Nagykovácsi Nagyközség Önkormányzata számára | |||
| Sorszám | Megállapítás | A megállapítás elemzése és értékelése a gazdasági fenntarthatóság és költségvetési egyensúly szempontjából | Javaslat |
| 2 | Nagykovácsi Önkormányzata jelenleg nem rendelkezik korszerű térinformatikai rendszerrel.
Sok esetben a munkatársak túlterheltsége tapasztalható. |
A térinformatikai rendszer hiánya számos területen megmutatkozik. Több önkormányzati munkatárs is sok adminisztratív és manuális munkát kénytelen végezni az adóellenőrzésekkel, a vagyonkataszterrel kapcsolatosan, illetve a műszaki munkálatok kapcsán.
A munkatársak túlterheltsége egyrészt az indokoltnál nagyobb működési kockázatot (hibakockázat) eredményez. Másrészt az ezen feladatok elvégzésével töltött időt a munkatársak eredményesebb, stratégiailag fontosabb feladatokkal is tölthetnék. (Sürgős helyett fontos feladatokkal.) |
Javasoljuk, hogy az Önkormányzat körültekintően előkészített projekt keretében válasszon ki és implementáljon egy olyan térinformatikai megoldást, melyet más hivatali rendszerekkel összekapcsolva hatékonyan tud alkalmazni az operatív feladatok elvégzése kapcsán.
A térinformatikai rendszer kiválasztása kapcsán kiemelt fontosságú az igények, követelmények pontos specifikálása. A rendszerbevezetés megfelelő eredményességét a rendszer és szervezeti tényezők megfelelő illeszkedése biztosíthatja, így erre a kiválasztás és bevezetés során hangsúlyt javaslunk fektetni. |
| Javaslatok Nagykovácsi Nagyközség Önkormányzata számára | |||
| Sorszám | Megállapítás | A megállapítás elemzése és értékelése a gazdasági fenntarthatóság és költségvetési egyensúly szempontjából | Javaslat |
| 3 | Az Önkormányzatnál jelentős mértékű a munkatársak fluktuációja. Az elmúlt néhány hónapban több olyan alkalom is volt, amikor új munkatárs csatlakozott az Önkormányzathoz, majd rövid időn belül távozott.
A magas fluktuáció kedvezőtlenül hat a hatékonyság több formájára: munkavégzési hatékonyság, eredményesség, rugalmasság, állampolgári elégedettség, stb. |
A magas fluktuációban közrejátszanak az általános munkakörülmények: A csoport a tárgyaló hiányát, a mellékhelységek számát és elhelyezését, a munkatér szűkösségét emelte ki. Megállapíthatjuk, hogy a nagymértékű fluktuáció nagyban csökkenti a munkavégzés hatékonyságát: az új munkatársak betanítása olyan befektetett energiát kíván, mely feleslegessé válik, amikor a munkatárs rövid időn belül távozik. | Javasoljuk a munkakörülmények javítási lehetőségeinek felülvizsgálatát, a fluktuáció csökkentésének érdekében.
Javasoljuk a rugalmas munkahelyek bevezetésével kapcsolatos folyamatban lévő erőfeszítések következetes folytatását. A munkahely rugalmassága a tanácsadó meglátása szerint erős munkaerő megtartó hatással bírhat még egyéb körülmények korlátozottsága esetén is. |
| Javaslatok Nagykovácsi Nagyközség Önkormányzata számára | |||
| Sorszám | Megállapítás | A megállapítás elemzése és értékelése a gazdasági fenntarthatóság és költségvetési egyensúly szempontjából | Javaslat |
| 4 | A tanácsadási alkalmak időszakában felmondott az adó csoport vezetője, aki hosszú idő óta koordinálta a csoport munkáját, beleértve az adóellenőrzéseket.
Az Adóügyi osztály felelősségei többek között: a jogszabályilag előírt nyilvántartások vezetése, a helyi adórendeletek tervezetének elkészítése, a jogszabályban meghatározott esetekben adóellenőrzés végrehajtása. A tanácsadási alkalmak időszakában nem volt tervben a csoportvezető pótlása, a munkát a csoport maradék (kevesebb tapasztalattal rendelkező) tagjaival tervezték ellátni. |
Amennyiben nincs az önkormányzatnál megfelelő adózási tapasztalattal rendelkező szakember (adószakértő), fennáll a kockázata annak, hogy az önkormányzat adóbevételei elmaradnak a várakozásoktól, ami negatívan befolyásolhatja a költségvetés egyensúlyát.
Megfelelő tapasztalattal rendelkező adószakértő hiánya esetében fennáll továbbá annak a kockázata, hogy a jogszabályi megfelelőség csorbát szenved. |
Javasoljuk, hogy a távozott vezető helyére releváns adózási és adóellenőrzési tapasztalattal rendelkező szakembert alkalmazzon az önkormányzat. |
| Javaslatok Nagykovácsi Nagyközség Önkormányzata számára | |||
| Sorszám | Megállapítás | A megállapítás elemzése és értékelése a gazdasági fenntarthatóság és költségvetési egyensúly szempontjából | Javaslat |
| 5 | Az alkalmak során többször is elhangzott, hogy az önkormányzaton belüli, illetve az önkormányzat és a különböző intézmények közötti, operatív szintű kommunikáció sokszor akadozó és nehézkes.
A pontos hatáskörök és felelősségi körök nem tisztázottak kellő mértékben. |
A megfelelő kommunikáció, illetve a hatás- és felelősségi körök tisztázása rendkívül fontos egy szervezet életében. Nem megfelelő kommunikációs csatornák használatával illetve tisztázatlan felelősségi körök alkalmazásával sokszorosára nőhet egy-egy adott feladat elvégzésének ideje.
Ezek mellett nagyobb annak a kockázata, hogy egyes feladatokat redundáns (duplikált) módon végeznek a szervezetben. Magasabb továbbá a hibakockázat is, tekintettel arra, hogy egy-egy feladat inputja adott esetben nem időben vagy nem pontosan érkezik. |
Javasoljuk, hogy kerüljenek lefektetésre pontos hatás- és felelősségi körök, illetve hogy heti/havi kooperációs megbeszélések keretében üljenek össze az érintett felek és beszéljék át az aktuális feladatokat, tennivalókat, folyó ügyeket.
Javasoljuk, hogy az Önkormányzat egyes feladatok ellátásának vonatkozásában jelöljön ki egy egyszemélyes – név és pozíció által meghatározott felelőst – aki egyben folyamat és adatgazda, valamint ebből adódóan az információáramlás felelőse. |
| Javaslatok Nagykovácsi Nagyközség Önkormányzata számára | |||
| Sorszám | Megállapítás | A megállapítás elemzése és értékelése a gazdasági fenntarthatóság és költségvetési egyensúly szempontjából | Javaslat |
| 6 | A Nagykovácsi Településüzemeltetési Nonprofit Közhasznú Társaság (NATÜ) felelős a közétkeztetéssel kapcsolatos térítési díjak beszedéséért.
Jelenleg a térítési díjak 100%-a átutalással érkezik, csoportos beszedési megbízásra nincsen lehetőség. |
A konzultációk kapcsán kimondásra került, hogy az átutalásos rendszer jelentős adminisztrációs terheket ró a munkatársak vállára a tételes ellenőrzés és a követeléskezelés.
Amennyiben ezek a terhek csökkennének, a munkatársak kevésbé lennének leterhelve és ezt az időt más típusú feladatok elvégzésére is fordíthatnák. Elmondható továbbá, hogy ugyanezen adminisztrációs terhek a lakosság részéről is keletkeznek. |
Javasoljuk, hogy a NATÜ teremtse meg a lehetőséget a térítési díjak csoportos beszedési megbízással történő befizetésére. |
| Javaslatok Nagykovácsi Nagyközség Önkormányzata számára | |||
| Sorszám | Megállapítás | A megállapítás elemzése és értékelése a gazdasági fenntarthatóság és költségvetési egyensúly szempontjából | Javaslat |
| 7 | A különböző intézmények karbantartási munkálatait a Nagykovácsi Településüzemeltetési Nonprofit Közhasznú Társaság (NATÜ) látja el.
A munkák ellátásához szükséges szerszámokat és segédanyagokat nem tárolják és őrzik központilag, azok a különböző intézményekben kerülnek elhelyezésre. |
A nem megfelelő tárolás hosszú távon esetleges visszaélésekkel, többlet anyagfelhasználással járhat, vagy akár szerszámok és gépek eltűnéséhez is vezethet. | Javasoljuk, hogy a karbantartáshoz szükséges szerszámokat és segédanyagokat központi helyen tárolják, a felhasználásokat pedig ellenőrizzék. |
| Javaslatok Nagykovácsi Nagyközség Önkormányzata számára | |||
| Sorszám | Megállapítás | A megállapítás elemzése és értékelése a gazdasági fenntarthatóság és költségvetési egyensúly szempontjából | Javaslat |
| 8 | A konzultációkon és szemináriumokon elhangzott információk alapján a Nagykovácsi Településüzemeltetési Nonprofit Közhasznú Társaság (NATÜ) feladat ellátási szerződése jellemzően a működtetési illetve karbantartási munkálatok elvégzésére szól, ugyanakkor számos egyéb feladatot is végeznek.
Ide tartozik többek között rendezvények lebonyolítása. |
A szerződésen felüli feladatok ellátása miatt a dolgozók túl vannak terhelve, ami ahhoz vezet, hogy a működtetési és karbantartási feladataikat a várakozásoknál gyengébb minőségben tudják csak elvégezni.
Fennáll továbbá a kockázata annak, hogy a ténylegesen ellátott feladatokkal összhangban nem álló tényleges feladatvégzés csökkenti a finanszírozás átláthatóságát, és közvetve megnehezíti a tulajdonos önkormányzat számára, hogy megfelelő döntés előkészítés mellett stratégiai döntéseket hozhasson a Kht. működésével kapcsolatban. Fennáll a kockázata annak is, hogy a tulajdonos önkormányzat megbízói érdekeit nem tudja kellően érvényesíteni, vagy az érvényesítés az indokoltnál több ráfordítást igényel. A szerződés tartalmának elavultsága kapcsán fennáll annak a kockázata, hogy a jogszabályoknak való megfelelés csorbul. |
Javasoljuk, hogy a Nagykovácsi Településüzemeltetési Nonprofit Közhasznú Társaság (NATÜ) szerződéses kötelezettségei kerüljenek felülvizsgálatra, pontosításra. |
| Javaslatok Nagykovácsi Nagyközség Önkormányzata számára | |||
| Sorszám | Megállapítás | A megállapítás elemzése és értékelése a gazdasági fenntarthatóság és költségvetési egyensúly szempontjából | Javaslat |
| 9 | A Nagykovácsi Településüzemeltetési Nonprofit Közhasznú Társaság (NATÜ) 2012 nyarán kezdte meg működését, ugyanakkor a tárgyi eszközök nyilvántartásának kérdése még a tanácsadás időszakában sem tisztázott.
A tárgyi eszközök szempontjából nem került szétválasztásra, hogy mely eszközök kerültek át a NATÜ-höz, és mely eszközök maradtak az intézményeknél. |
A tárgyi eszközök tisztázatlan körülményei esetlegesen visszaélésekhez vezethetnek, konkrét anyagi kárt okozhatnak az önkormányzatnak, továbbá kivitelezhetetlenné teszik az éves leltár elvégzését.
Fennáll a kockázata a jogszabályi megfelelőség csorbulásának is. |
Javasoljuk, hogy a tárgyi eszközök kerüljenek listázásra, annak egyértelmű megjelölésével, hogy melyik eszköz melyik intézményhez tartozik. |
| Javaslatok Nagykovácsi Nagyközség Önkormányzata számára | |||
| Sorszám | Megállapítás | A megállapítás elemzése és értékelése a gazdasági fenntarthatóság és költségvetési egyensúly szempontjából | Javaslat |
| 10 | A Nagykovácsi Településüzemeltetési Nonprofit Közhasznú Társaság (NATÜ) 2012 év nyári hónapjaiban kezdte meg működését, ugyanakkor a konzultációkon és szemináriumokon elhangzottak szerint a mai napig tisztázatlan, hogy melyik működtetési vagy karbantartási feladat kihez tartozik, kinek a feladata.
Rendszeresen történik félreértés egy-egy feladat elvégzésének felelősével kapcsoltban. Továbbá az is sokszor problémát jelent, hogy a feladat elvégzésének költsége melyik intézményt terheli. |
A hatás és felelősségi körök nem egyértelmű kialakítása a feladatelvégzések minőségének romlásához, illetve szélsőséges esetben a feladat el nem végzéshez vezethet.
Ezek mellett a dolgozóknak rengeteg idejét veszi el annak egyeztetése, hogy meghatározásra kerüljön a feladat elvégzésének felelőse; az ezzel kapcsolatos stressz és konfliktusok a munkavégzési és szervezeti hatékonyságot egyaránt csökkenthetik. |
Javasoljuk, hogy vizsgálják felül, hogy mely feladatnak mely intézmény a felelőse és a felülvizsgálat eredménye kerüljön dokumentálásra. Új feladatok érkezésekor bővítsék a listát a felelősök megjelölésével. |