Erősségek

• A nagyközségnek összességében szufficites a költségvetése, ami lehetővé teszi, hogy a településen beruházásokat, fejlesztéseket eszközöljön az Önkormányzat.

• Az Önkormányzatnál dedikált munkatárs foglalkozik a pályázati lehetőségek nyomon követésével, így rendszeresen jut a település pályázati forrásokhoz, ami lehetővé teszi azokat a fejlesztéseket, beruházásokat, melyekre a nagyközségnek nem állnak rendelkezésére saját forrásai.

• Az Önkormányzat rendszeresen kérdezi meg lakossági fórumok és kérdőívek segítségével a lakosság véleményét különböző témákban, a város mindennapi ügyeivel kapcsolatban. Ez a fajta visszacsatolás sok hasznos információt ad a város vezetésének az Önkormányzat munkájáról és a további tervek alapjául szolgál.

• Nagykovácsiban az átlag alatt van a bűnözés mértéke, emiatt nincs szükség nagy létszámú közbiztonsági állomány fenntartására.

• júliusától a település üzemeltetési munkálatait a Nagykovácsi Településüzemeltetési Kft. (NATÜ) látja el. Az Önkormányzat és a NATÜ között jó a kommunikáció mind a vezetői, mind pedig az ügyintézői szinten. A Nagykovácsi Településüzemeltetési Kft.-nél az irodai feltételek adottak, illetve az elmúlt időszakban az anyagi helyzet is stabilizálódott.

Gyengeségek

• A Nagykovácsi Településüzemeltetési Kft. 2012. júliusában vette át az Önkormányzattól az üzemeltetési feladatokat. Feladatai közé tartozik a közterületek rendben tartása, a zöld részek gondozása, a közterületi szemétszállítás; továbbá egy iskola, három óvoda és a könyvtár intézményi üzemeltetése (takarítás, gondnoki tevékenység, karbantartás). A NATÜ feladatait szerződésbe foglalták, ugyanakkor mind a mai napig sokszor zavar van a fejekben azzal kapcsolatban, hogy mi tartozik a NATÜ feladatkörében és mi nem. Emiatt gyakran adódnak félreértések a munkavégzés kapcsán: vannak feladatok, melyek „leestek” a több fél között, illetve vannak olyanok is, amit mindkét fél végez. A redundáns (duplikált) munkavégzés többlet terhet ró a munkatársak vállára mind a NATÜ, mind pedig az Önkormányzat oldalán, és a folyamatok hatékonysága tekintetében gyengeségként azonosítandó.

• A Nagykovácsi Településüzemeltetési Kft.-t a nem egész két éves fennállása óta jelenleg a negyedik ügyvezető irányítja. A rendszeres vezetőváltás hatással van a munkatársak és a szervezet életének egészére, a váltás időszakában csökken a feladatok teljesítésének hatékonysága. A vezető váltás a feladat-átadással kapcsolatos munkaterhek miatt csökkenti az értéket teremtő feladatvégzéssel töltött időt.

• A Nagykovácsi Településüzemeltetési Kft.-nél összesen 30 fő dolgozik. Elmondások alapján a létszám nem áll arányban a munkafeladatok mennyiségével, a munkatársak nem tudják kivenni a szabadságukat, illetve rendszeresen kötelesek (pl. hétvégén) a különböző rendezvények kapcsán munkát végezni, a munkaidőn túl.

• Az étkezéssel kapcsolatos térítési díjakat 2013. szeptembere óta átutalásos módszerrel fizetik ki a szülők. Ugyanakkor a teljes folyamat még nem került részletesen kidolgozásra. A konyhán dolgozó munkatársak az ételek kiadása kapcsán például nem tudják megmondani azt, hogy egy adott gyermeknek ki van-e fizetve a havi térítési díja, vagy nincs.

• Az étkezések térítési díjaival kapcsolatos kedvezmények sok esetben utólagosan kerülnek megállapításra. Ez jelentős adminisztratív terheket ró a befizetések kezelésével foglalkozó munkatársakra.

Lehetőségek

• Az étkezés térítési díjainak kapcsán jelenleg nincs lehetőség csoportos beszedési megbízással történő fizetésre, a térítési díjak 100%-a átutalással érkezik. A csoportos beszedési megbízás hozzájárulna a fizetési morál növeléséhez, illetve csökkentené a követeléskezeléssel kapcsolatos feladatok mértékét. Ezek mellett lehetőséget jelentene a bevezetés az állampolgári elégedettség növelésére is.

• Az adózással kapcsolatos átvilágítás során felmerült, hogy a jelentős költsége miatt az Önkormányzat az elmúlt néhány évben nem készített a településről Ortofotót. A tanácsadók a jelenlévőkkel ismertették azt a lehetőséget, hogy adóellenőrzési célokra nincsen szükség magas költségigényű Ortofotó készítésére, az épületek és építmények ellenőrzésére hagyományos digitális fotó is megfelelő, így csak a repülési óradíjat kell megfizetni. Ilyen hagyományos fotókat akár félévente, vagy évente is készíttethetne az önkormányzat, növelve az adóellenőrzésekből származó bevételeit.

• Az önkormányzat számára jó lehetőség lenne egy új, térinformatikai rendszer bevezetése. Egy korszerű, integrált rendszer segítségére lenne az önkormányzatnak a sok manuális munkamennyiség csökkentésében.

Fenyegetettségek

• Az Önkormányzatnál jelentős mértékű a fluktuáció. A műhelymunka során a jelenlévők elmondták, hogy csak az elmúlt 1-2 hónapban több új munkatárs csatlakozott az önkormányzathoz, majd rövid időn belül távozott. A magas fluktuációban több tényező játszik közre. Az Önkormányzat épülete egy vályogházból lett kialakítva és annak ellenére, hogy nemrégiben került felújításra, számos hiányosság maradt megoldatlan. A jelen lévők említették a tárgyaló hiányát, a kevés és rosszul elhelyezett mellékhelységet, a zsúfolt munkakörülményeket. A magas fluktuáció egyrészt csökkenti a munkamorált, másrészt a sok feladat átadás-átvétel kapcsán „elveszhetnek” feladatok. A magas fluktuáció összességében csökkenti az Önkormányzat munkájának hatékonyságát, és kihatással lehet az állampolgári elégedettségre is.

• április végével távozott az adózási csoport vezetője. A tanácsadási munka időpontjában még nem volt döntés arról, hogy hogyan fogják a pótlását megoldani. Az adózási csoportnál jelenleg dolgozó munkatársak mindössze néhány hónapja dolgoznak az Önkormányzatnál. Fennáll a kockázata annak, hogy a kisebb helyi tapasztalattal rendelkező munkatársak rövidtávon nem tudják az eddigi színvonal megtartásával lefolytatni az adóellenőrzéseket, emiatt az önkormányzati adóbevételek csökkenhetnek.

• A Nagykovácsi Településüzemeltetési Kft. látja el a különböző intézmények karbantartási munkálatait. A tanácsadási alkalmak során fény derült arra, hogy a karbantartáshoz szükséges felszereléseket, különböző karbantartási anyagokat decentralizáltan tárolják. Ha egy intézményben szükség adódik valamilyen karbantartási anyagra, akkor a felelős munkatárs leadja a beszerzési igényét. A NATÜ és az Önkormányzat nem ellenőrzi központilag a karbantartási anyagok tárolását és felhasználását, így az anyagok és felszerelések kezelése visszaélésre adhat lehetőséget.

• Az Önkormányzati dolgozók egyetértettek abban, hogy a szervezeten belüli kommunikáció akadozó és nehézkes. Több kooperációs megbeszélés szervezésével javítani lehetne az osztályok közötti kommunikációt.

• Az Önkormányzati dolgozók és vezetők egyetértettek abban, hogy a különböző ügyek nincsenek egyértelműen felelősökhöz rendelve, az ügyeket általában szokásjog alapján intézik. A felelősök pontos nevesítése, a folyamatok lefektetése hatékonyabbá tenné a munkavégzést.

A Nagykovácsi Településüzemeltetési Kft.-nél a tanácsadás időpontjában 31 fő dolgozik, akik közül 4 fő irodai munkát végez, 27 fő pedig a működtetéssel, karbantartással, parkgondozással, takarítással kapcsolatos feladatokat végzi a településen.

A vállalkozási szerződésben rögzített feladatok felüli munkákat a NATÜ rezsióradíj alapján számolja el. A találkozón elhangzott, hogy sokszor nem egyértelmű, hogy a szerződés alapján mely feladatok tartoznak a NATÜ hatáskörébe és melyek nem.

A kiadási oldalon a bérek és járulékok, a közüzemi számlák illetve dologi kiadások adják ki a kiáramló pénzek túlnyomó részét. Elhangzott, hogy a dologi kiadások kapcsán az tisztítószerek és karbantartási anyagok felhasználása kontrolláltabb lett. Az intézményi oldalról ugyanakkor olyan vélemények hangzottak el, hogy a NATÜ sokszor nem időben vagy nem olyan minőségben szerzi be a tisztítószereket, amikor és amilyen minőségben szükséges lenne az intézmények számára. Így sokszor az intézmények saját költségvetéséből és idejéből kell a tisztítószereket megvásárolni.

Az intézmények többször nehezményezték, hogy a beszerzések kapcsán megnövekedtek az adminisztratív terhek (minden tételről részletes beszerzési megrendelőt kell írni, lepecsételni, aláírni), ugyanakkor cserébe nem nőtt, hanem romlott az ellátás színvonala: sokszor nem azt kapják, amit kérnek, illetve nem kapnak visszajelzéseket.

Az elmondások szerint a karbantartási feladatok sem az „elvárt időben és minőségben” valósulnak meg, sokszor kénytelenek az intézmények „házon belül” megoldani azokat a feladatokat, amiket szerződés szerint a NATÜ kellene, hogy elvégezzen.

A NATÜ fennállása óta kontrolláltabb lett a helységek, sportpályák bérbeadása. Korábban ez a folyamat ad-hoc alapon működött, de a NATÜ központosította és ellenőrzése alá vonta a bérbeadási tevékenységet.