Hírek

Szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálata, 3 kiválasztott folyamat átszervezése

Tevékenység:
Szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálata, 3 kiválasztott folyamat átszervezése
 
 
Dokumentum:
„Átvilágítás és operatív javaslatok megfogalmazása”
„Működési folyamatrendszer átvilágítása, működési folyamattérkép készítése”
 
 
Nagykovácsi Község Önkormányzata
ÁROP-3.A.2-2013-2013-0024
Államreform Operatív Program keretében megvalósuló
„Szervezetfejlesztés a közép-magyarországi régióban lévő
önkormányzatok számára”
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Tartalomjegyzék
 
  1. Sztenderdizálás jelentése, értelmezése a közigazgatásban.. 3
I.1. Jelentése. 3
I.2. Célja. 3
I.3. Lényege. 3
I.4. Háttér 4
I.5. Miért érdemes sztenderdizálni?. 4
I.6. Sztenderdizálás formája. 4
  1. A sztenderdizálás mint kompetencia. 5
II.1. Szabályalkotás a gyakorlatban.. 5
II.2. Kompetenciafejlesztés a munkaszervezetben.. 6
III.Működési folyamatrendszer átvilágítása. 7
III.1. Bevezető. 7
III.2. Működési folyamattérkép. 8
III.3. Folyamatok optimalizálása. 9
  1. c) Közterület Felügyelet 12
 

I. Sztenderdizálás jelentése, értelmezése a közigazgatásban
I.1. Jelentése
A sztenderdizálás meghatározásakor az elsődleges vizsgálandó tényező, hogy:
  • hol helyezkedik el a munkaszervezet működésében,
  • mihez kapcsolódik,
  • mit jelent pontosan,
  • jelenléte mennyire számít vagy számít-e egyáltalán a mindennapi munkavégzés szempontjából.
A szó jelentése alapvetően a rendhez fűződő, a rendet körülvevő fogalmak sorában találjuk meg. Jellemzően egy munkaszervezet célja, hogy rendben/rendesen működjön. Ehhez minden esetben hozzá kell rendelni az azt megteremteni képes eszközöket, így jöhet létre eredményként a rendszer.
I.2. Célja
  • Egyszerűsítés
  • Költség-optimalizálás
  • Rendszerbe foglalás
  • Jobbítás és állandósítás
  • Hibaminimalizálás
  • Pozitív eltérés lehetőségének megőrzése
I.3. Lényege
Egy vagy több eljárás optimalizálása és egységesítése, amely során a munkavégzés hatékonyabbá válik, hiszen egy olyan gyakorlat képezi részét ezt követően a tevékenységeknek, amely világos, rendszerbe foglalt, visszakövethető (többségében írott) és éppen ezért jól tudja a munkatárs hasznosítani.
 
 
 
 
I.4. Háttér
A rend nem jöhet létre magától – mint ahogy nem is önmagáért való – mégis a jelenléte a hosszútávú működés egyik alapfeltétele. Először tehát rend iránti hajlam kell működjön bennünk, azaz törekednünk kell erre. Ily módon a rendszer nem külső befolyás hatására jön létre, és nem a papírok tucatjain keresztül nyilvánul meg, hanem bennünk él. Egy munkaszervezeten belül pedig a vezetőknek és a munkatársaknak egyaránt feladata, hogy a rendet megteremtsék, hiszen a rendszer egy belső, mindenkiben meglévő akaratot feltételez.
Ebből kifolyólag a rendszerépítés sohasem lehet kizárólag olyan szabályok halmaza, amelyeket be kell tartani. Minden munkatársnak tudnia kell a munkaszervezetben, hogy milyen folyamatok tartoznak hozzá, amelyeket uralnia kell – így jöhet létre végül az egység.
I.5. Miért érdemes sztenderdizálni?
  • Sztenderd bevezetésére való igény felmerülhet egy gyakran ismétlődő folyamat kapcsán vagy olyan folyamatnál, ami ritkán ismétlődik, de hiba esetén magas a negatív eltérés ára (folyamat jellegétől függ, hogy megéri-e sztenderdizálni).
  • Egy munkafolyamaton belüli potenciális hibának magas kockázata van
  • Sztenderdizálható a folyamat (a kreatív folyamatok nem sztenderdizálhatóak, tehát maga az ötlet)
I.6. Sztenderdizálás formája
  • Jellegétől függ, ám alapvetően dokumentált, írásos formában történik. Ez az eszköz ahhoz, hogy ugyanúgy emlékezzen rá minden érintett dolgozó.
  • Fontos a közérthetőség.
  • Lehetőleg transzparens módon történjen.
Esetleges változtatások dokumentálására alkalmas rendszerben tárolva, mivel minden szervezet életében jellemzően továbbformálódhatnak a folyamatok, így a sztenderdek is megváltozhatnak. Ehhez természetesen az adott dolgozók/folyamatgazdák által felmerülő jobbító javaslatok alapján célszerű igazodni.
 
 
 
II. A sztenderdizálás mint kompetencia
 
Manapság a sztenderdizálás sok munkaszervezet életében a perifériára szorul. Ugyan helyesen a minőségmenedzsment témaköréhez sorolják, de sok helyütt úgy kezelik mintha a minőség kezelésének folyamatának uralása csak egy vagy néhány munkatárs feladata volna.
Azonban: a sztenderdizálás nem vertikális kompetencia, hanem horizontális. Ez azt jelenti, hogy nemcsak egy vagy néhány embernek kell értenie hozzá a munkaszervezetben, hanem saját folyamatain, saját munkáján belül, arra levetítve mindenkinek.
II.1. Szabályalkotás a gyakorlatban
A sztenderdizálást mint fogalmat legjobban talán a szabályalkotás szóval helyettesíthetjük,
hiszen a sztenderd maga is egyfajta szabály: A belső (azaz munkaszervezeten belüli)
szabály, amit vagy úgy kell csinálni, ahogy leírták, vagy jobban.
A szabályok, amelyeket az alkot, akinek aztán azt később be kell tartania, jobban képesek működni, mint azok, amelyeket a szabály célcsoportján kívül hoznak meg. Így
nagyobb lesz a szabállyal való azonosulás, és már nem is a szabály betartásáról kell beszélni,
hanem annak megvalósításáról.
Ezen módon, konszenzuális rendszert alakíthatunk ki, míg ellenkező esetben
kompromisszumos rendszerről beszélhetünk, ahol a szabályokat csak betartják, de igazából
képtelenek azonosulni velük. Ez természetesen azt is jelenti, hogy a munkatársak közül
(munkaköréhez mérten) mindenkinek értenie kell a szabályalkotáshoz, illetve a
sztenderdizáláshoz.
 
Innen pedig egyenes út vezet a vezető sztenderdizálási szerepének megértéséhez is. A
vezetőnek ugyanis rá kell jönnie, hogy idejének legalább egyharmad részében nem utasítania kell kollégáit, nem a „fejük fölött” kell szabályokat alkotnia, hanem az a feladata, hogy tanítsa, edzze munkatársait, hogy ők legyenek képesek szabályokat alkotni.
II.2. Kompetenciafejlesztés a munkaszervezetben
A vezetőnek tehát az a dolga, hogy fejlessze a munkatársainak kompetenciáit a munkaszervezetben. E kompetenciák közé tartozik a sztenderdizálás is.
A sztenderdizálás azonban csak a kompetenciafejlesztés egyik irányát adja meg. Ezen kívül
még három irány létezik, és az így előttünk megnyíló 4 irányba egyszerre kell haladnunk.
 
  1. Az egyéni alapképességek fejlesztése adja meg a munkaszervezetnek az alapot.
  2. A szervezeti kompetenciák jelentik az emelkedést a munkaszervezetben. A szervezet egy közösséget jelent, emberek csoportját, akik együtt dolgoznak. A szervezeti kompetenciák tehát azt mutatják meg, hogyan tudunk együtt, közösségben dolgozni.
  3. Ha a „Mit?” kérdésre keressük a választ, értékteremtési kompetenciákkal
foglalkozunk. Ezek a kompetenciák adják a munkaszervezetben az irányt.
  1. Ha pedig a „Hogyan?” kérdés kerül előtérbe, akkor a szervezet motorját, hajtóerejét
vesszük górcső alá: a működési kompetenciákat. Így a sztenderdizálás arról szól,
hogy mi viszi előre a munkaszervezetet.
 
 
A koncepció nagy erénye, hogy az optimális szót használja, hiszen a sztenderdizálás maga is egy optimalizálási folyamatot jelöl. Ebben benne van az is, hogy egy munkaszervezetben minden pillanatban azt gondolhatjuk, hogy működésünk a legjobb, a legoptimálisabb, de tudnunk kell azt is, hogy ez az állítás soha nem lehet igaz, hiszen mindig lehet fejlődni, mindig lehetünk jobbak. A tökéletesség mint szó nem létezhet a munkaszervezetben, hiszen ez magával hozza a leállást és a megakadást. Éppen ezért a sztenderdizálás állandó optimalizálási folyamat, amely sosem érhet véget, és soha nem jelölhet befejezettséget. A sztenderdizálás annak megértése, hogy egy munkaszervezetben a működési rendszert, illetve annak építését soha nem fejezhetjük be, mert mindig lehet fejlődni. Az optimalizálás mint fogalom magába olvasztja a pozitivitást, a pozitív hozzáállást is, és ha ezt minden pillanatban el akarjuk érni, az azt fogja jelenteni, hogy egy állandó, soha be nem fejeződő folyamatban vagyunk.
III.Működési folyamatrendszer átvilágítása
III.1. Bevezető
Minden munkaszervezetre vonatkozóan megállapítható, hogy két féle munkakör létezik. Az egyik az értékteremtést közvetlenül támogató, a másik az azt közvetetten támogató. A ’+1’ kategória, amelyik sehogyan sem támogatja az értékteremtést, valójában nem sorolható a valódi munkakörök közé, az ilyet érdemes megszüntetni, vagy bevonni az értékteremtésbe.
            1 – értékteremtést közvetlenül támogató (pl. Ügyfélszolgálat, Anyakönyvvezető)
                        à a szervezet meghatározó tevékenységei
            2 – közvetetten támogató (pl. Informatikus, Gondnok)
à többségében háttérmunkák, amik elengedhetetlenek az 1-es csoportba sorolt munkakörök munkavégzéséhez, ám azokat
            +1 – nem támogató munkakörök: normális esetben nincsen ilyen munkakör
 
Az önkormányzatok esetében érték minden szempontból az ottani lakosok érdekeinek figyelembevétele és érvényesítése, a közügyek hatékony kezelése.
 

III.2. Működési folyamattérkép
A folyamatrendszerek átvilágítására azért van szükség, hogy lássuk hol alakulnak ki felelősök, kik hoznak létre értéket. A folyamatrendszer felosztásában figyelembe vesszük, melyek számítanak Főfolyamatnak, azon belül Részfolyamatnak, illetve a szervezeti osztály vizsgálata során tovább bonthatók a munkakörök az egyes Tevékenységei alapján.
Jellemzően egy szervezet életében, hogy a meglévő tevékenységek -ha olyan mértékűvé növik ki magukat- részfolyamatokká, majd akár főfolyamattá is válhatnak. Jellemző példa, egy magánvállalkozás esetében, egy ponton túl célszerű lehet külön részleget létrehozni egy olyan tevékenység számára, ami önmagában is kellő kapacitást felhasznál a dolgozók részéről.
A Nagykovácsi Önkormányzat esetében a következőképpen alakulnak az egyes folyamatok, a május 28-i átvilágítás során kiválasztott osztályoknál:
Főfolyamat Részfolyamat Tevékenység
Adóügyi Osztály Adókivetés/Behajtás

OEP megkeresés; Helyszínelés/kontroll – ha szükséges;

Adók lekönyvelése; Felszólítás;

Munkahelyi letiltás

 Postázás; Határozat megírása
Iktatás Küldemények kezelése Érkeztetés;

Bélyegzés;

Osztályonkénti szelektálás
Ügyfélszolgálat Postakezelés;

Ügyfélfogadás

 Ügyfelek dokumentumainak kezelése;

Határozat megírása
 
 
 
 
 
Közterület Felügyelet Közterület-foglalás engedélyezése – megadásról értesítés;

Ellenőrzés;

Bírságolás;

Behajtási engedély + annak ellenőrzése;

Közlekedési szabályok betartásának ellenőrzése; Rekalmáló ügyfél ’fogadása’

 Helyszíni bírság; Adatkérés – rendszám alapján; Értesítések kiküldése
Segélyezés

Szociális Osztály

 Környezettanulmány Időpont egyeztetés

Jegyzőkönyv készítés

Értesítő levelek

Tértivevények ellenőrzése
III.3. Folyamatok optimalizálása
  • Adóügyi Osztály
Az Adóügyi Osztály ellátja, illetve gyakorolja a Jegyző adóhatósági tevékenységével kapcsolatos feladat- és hatásköreit, így különösen:
  • Elkészíti a helyi adórendeletek tervezetét.
  • Gyakorolja az I. fokú önkormányzati adóhatósági hatásköröket (a helyi adók, az önkormányzat költségvetése javára más törvényben megállapított adó, továbbá az adók módjára behajtandó köztartozások ügyében törvényben meghatározott esetekben).
 
 
 
 
 
 
  • Biztosítja a képviselő-testület helyi adózással kapcsolatos rendeleteinek végrehajtását.
  • Működési területén ellátja a hatáskörébe tartozó adók kivetésével, közlésével, nyilvántartásával, beszedésével, behajtásával, kezelésével, elszámolásával, ellenőrzésével és az információ-szolgáltatással kapcsolatos feladatokat.
  • Létrehozza és vezeti a törvényben meghatározott nyilvántartásokat.
  • Az önkormányzat gazdálkodásának megalapozásához bevételi javaslatokat dolgoz ki.
  • Elbírálja az adófizetők által benyújtott adómérséklési és részletfizetési kérelmeket.
  • Ellátja a gépjárműadóval kapcsolatos adóhatósági feladatokat.
  • A jogszabályban meghatározott esetekben adóellenőrzést folytat le.
  • Az adókötelezettség megállapítása érdekében adatokat gyűjt, tájékoztatást kér, helyszíni szemlét tart.
  • Eljár az adótartozások végrehajtásával kapcsolatos ügyekben.
  • Szükség esetén a behajtás foganatosítása érdekében önálló bírósági végrehajtót keres meg, illetve megkeresi a NAV illetékes szerveit.
  • Gondoskodik az elévült adótartozások törléséről.
  • Kiadja az adó- és értékbizonyítványt és az adóigazolásokat.
 
Átszervezés indokoltsága: Az adócsoport feladatai között egy olyan település esetében mint Nagykovácsi (->zöldövezet), legtöbbször a telkek beruházásánál fordulhatnak elő olyan eltérések, amelyek különös figyelmet igényelnek. Ehhez a megfelelő eszközökkel rendelkezni szükséges.
Javaslatok:
  1. Adók lekönyveléséhez korszerűbb, átláthatóbb szoftver
  2. Felszólítások megírásánál célszerű volna egységes vizuálét használni
  3. Helyszínelés kapcsán, a hatékony munkavégzéshez érdemes volna olyan eszközöket alkalmazni, ami az adóügyi osztály dolgozói számára a legkönnyebben visszakereshetővé teszi a dokumentumokat
 
 
 
 
  • Ügyfélszolgálat
Az Ügyfélszolgálat feladatai:
  • Munkanapokon az önkormányzat és a hivatal feladat- és hatáskörébe tartozó ügyekről felvilágosítást nyújt.
  • Általános információ szolgáltatás.
  • Átveszi a beadványokat és kérelmeket.
  • Fogadja az önkormányzat nyilvános telefonszámára érkező hívásokat.
  • Tisztségviselők fogadóóráira bejelentkezések felvétele.
  • Azonnal vagy rövid határidővel intézhető hatósági és nem hatósági ügyek intézése.
  • Jegyzői igazolás kiadása.
 
valamint további olyan tevékenységek amelyek jellemzően egy ügyfélszolgálat hatáskörébe tartozhatnak.
 
 
 
Átszervezés indokoltsága: az egyes napi tevékenységek során számos olyan feladattal néz szembe az Ügyfélszolgálat, az ügyfelek fogadásától kezdve a beérkező dokumentumok feldolgozásán át, aminél kimondottan szükséges hogy lássuk, melyek azok a területek amelyekkel a munkát könnyíteni/átláthatóbbá tenni lehet.
  1. Papírhasználat: gyakran felmerülő jelenség az ügyfélszolgálat életében a bürokráciából fakadó túlzott papírhasználat. Ennek a korlátozására feltétlen szükséges végiggondolni melyek azok a területek amelyeknél át tudnának térni elektronikus formára.
  2. postakönyv vezetése elektronikus táblázatban
 

  1. Ügyfélkapura való ösztönzés: a 2005-ös indulása óta folyamatos fejlesztés mellett működő Ügyfélkapu számos területen meggyorsítja az ügyintézést, annak ellenére hogy a lakosságnak csak egy aránylag kis része veszi igénybe. Jelen adatok szerint kb. 880 ezren. (forrás: http://palyazat.gov.hu/) A lakosság erre való ösztönzése célszerű lehet.
  2. Közterület Felügyelet
A közterületi rend és tisztaság védelméről, a tömegközlekedési eszközök használati rendjének fenntartásáról, az önkormányzati vagyon védelméről a települési önkormányzat közterület-felügyelet, illetőleg közterület-felügyelő útján gondoskodhat.
Közterület-felügyeletet a községi, a városi képviselő-testület, a megyei jogú városi közgyűlés, a fővárosban – a helyi önkormányzatokról szóló törvény keretei között – a fővárosi kerületi képviselő-testület és a közgyűlés (a továbbiakban együtt: képviselő-testület) hozhat létre a polgármesteri (főpolgármesteri) hivatal belső szervezeti egységeként, önálló költségvetési szervként vagy költségvetési szerv belső szervezeti egységeként. Közterület-felügyeletet több önkormányzat társulásos formában is működtethet.
 
 
A felügyelet feladata:
  • A közterületek jogszerű használatának, a közterületen folytatott engedélyhez, illetve útkezelői hozzájáruláshoz kötött tevékenység szabályszerűségének ellenőrzése;
  • A közterület rendjére és tisztaságára vonatkozó jogszabály által tiltott tevékenység megelőzése, megakadályozása, megszakítása, megszüntetése, illetve szankcionálása;
  • Közreműködés a közterület, az épített és a természeti környezet védelmében;
  • Közreműködés a társadalmi bűnmegelőzési feladatok megvalósításában, a közbiztonság és a közrend védelmében;
  • Közreműködés az önkormányzati vagyon védelmében;
  • Közreműködés a köztisztaságra vonatkozó jogszabályok végrehajtásának ellenőrzésében;
  • A mozgásában korlátozott személy parkolási igazolvány jogszerű használatának és birtoklásának az ellenőrzése.
 
Átszervezés indokoltsága:
A Közterület Felügyeletet meghatározóan olyan ügyekben szükséges mozgósítani, amelyek esetenként különleges elbánást igényelnek. Azonban vannak részfeladatok, amelyekben elképzelhető az optimalizálás.
 

Javaslatok:
  1. Behajtási engedélyek ellenőrzésénél célszerű egy listát kéznél tartani az engedélyezett rendszámokról, így hatékonyan megállapítható, a jármű behajtásának jogosultsága
  2. Közlekedési rendszabályok betartatásánál a Közterület Felügyelet jelenléte fontos szerepet képvisel
  3. Parkolási bírságok esetében a közlekedési táblák láthatóvá tétele sokat számít, ez egy zöldövezetben, ahol fák takarhatják a jelzéseket, különösen sokat jelent. Így elkerülhetők olyan szabályszegések, amelyek nem szándékosak